«Posso usare i buoni pasto al supermercato?» è una delle domande più cercate su Google, e la risposta è sì: il decreto che regola i buoni pasto elettronici mette i negozi alimentari accanto a bar e ristoranti. Quello che cambia da un punto vendita all'altro non è la legge, è la convenzione. Ecco come funziona davvero la spesa con i buoni pasto, le regole di cassa che sorprendono quasi tutti, e come scoprire quali supermercati accettano i tuoi.
Fra le cose che le persone cercano su Google quando hanno dei buoni pasto in tasca, la spesa al supermercato è in cima. Non "dove pranzo", ma "posso farci la spesa". Ha senso: il buono pasto nasce come alternativa alla mensa, ma chi lavora lo usa anche per portare a casa qualcosa da mangiare, e a quel punto la domanda diventa dove esattamente vale.
La risposta breve è sì, i supermercati e i negozi di alimentari sono fra i posti dove il buono pasto elettronico si può spendere. Non è una concessione di un singolo emettitore: è scritto nella norma che regola i buoni pasto in Italia.
Sì. Il decreto ministeriale 122/2017 — quello che disciplina i servizi sostitutivi di mensa — elenca i tipi di esercizio dove i buoni pasto sono spendibili, e accanto a bar, ristoranti e mense mette anche gli esercizi di vendita al dettaglio del settore alimentare. Supermercati e discount ci rientrano, insieme ai negozi di alimentari, alle gastronomie, agli agriturismi e ai mercati di prodotti agricoli.
Quindi il "si può" è una questione chiusa. Quello che invece cambia da un punto vendita all'altro non è la legge: è la convenzione. Ogni supermercato decide con quali emettitori di buoni pasto convenzionarsi, e in insegne organizzate in cooperative o in affiliazione la scelta la fa spesso il singolo negozio, non la catena. È il motivo per cui due punti vendita della stessa insegna, a dieci chilometri di distanza, possono comportarsi in modo diverso.
Sono fra le ricerche più frequenti sull'argomento, e la risposta onesta è la stessa per tutte e tre: dipende dal punto vendita e da chi ha emesso i tuoi buoni. Nessuna insegna della grande distribuzione accetta automaticamente tutti i buoni pasto in circolazione, e nessun emettitore è convenzionato con tutti i supermercati d'Italia. Chi ti dice il contrario sta semplificando.
Quello che possiamo dire con precisione è cosa c'è nella rete Cipay, perché è roba nostra e la controlliamo: supermercati e discount di insegne diverse, per oltre centoventi punti vendita attivi, fra catene della grande distribuzione, cooperative di consumo e negozi alimentari indipendenti. Sono concentrati soprattutto in Trentino-Alto Adige e in alcune zone del Veneto, dove la rete è cresciuta prima: non è una copertura nazionale e non la raccontiamo come tale.
E cresce di continuo, in buona parte perché cresce nel modo più semplice che c'è: sono i dipendenti stessi a segnalarci i punti vendita dove vorrebbero spendere, e noi andiamo a convenzionarli. Se il supermercato dove fai la spesa non c'è ancora, segnalarlo dall'app è il modo più rapido per farcelo arrivare: le segnalazioni sono una delle strade principali con cui la rete si allarga, insieme agli accordi che facciamo direttamente con le insegne.
Il che porta alla domanda pratica.
Il modo affidabile è uno solo: guardare la mappa dentro l'app dell'emettitore che ti ha dato i buoni. Le liste generiche che girano online invecchiano in fretta, perché le convenzioni si aprono e si chiudono di continuo.
Se i tuoi buoni pasto sono Cipay, in app trovi la mappa dei locali e dei negozi convenzionati filtrata sulla tua posizione, e il pagamento funziona con un QR alla cassa — niente carta da passare, niente terminale dedicato. Come si fa materialmente, con tutti i passaggi, sta nella pagina come pagare con il QR Cipay.
Una nota che manda in confusione parecchie persone: la tua azienda può scegliere se abilitare o no la spesa nella grande distribuzione. È un'impostazione del piano aziendale, non un limite dell'app. Se in mappa vedi solo ristoranti e bar e nessun supermercato, quasi sempre è quello: chiedilo a chi gestisce il personale, si attiva con una spunta.
Queste non sono condizioni commerciali di un fornitore, sono regole di legge, uguali per tutti gli emettitori. Vale la pena conoscerle prima di trovarsi davanti alla cassiera con la fila dietro.
Un'ultima cosa sul fisco, perché genera confusione: il limite di esenzione di 10 euro al giorno riguarda il valore facciale del buono che l'azienda ti dà, non quanto spendi in un colpo solo. Pagare uno scontrino da 30 euro con tre buoni da 10 non ti crea nessun imponibile. Il tema lo abbiamo sviscerato nel post su i buoni pasto a 10 euro.
Il rovescio della medaglia di tutte queste ricerche è che qualcuno, in quel momento, sta cercando un posto dove spendere e non trova il tuo. Se gestisci un supermercato, un alimentari o una gastronomia e ti capita spesso di sentirti chiedere "prendete i buoni pasto?", quella domanda è traffico che passa davanti alla porta e va altrove.
Convenzionarsi non costa un canone e non richiede hardware: niente POS da comprare o noleggiare, si incassa con un QR dallo smartphone che hai già. L'unico costo è la commissione sulle transazioni andate a buon fine, entro il tetto del 5% fissato dalla legge. Come funziona nel concreto — adesione, primo incasso, fatturazione — sta nella pagina come funziona Cipay per ristoranti e negozi, e la parte economica, commissioni e tempi di accredito, nella pagina costi per l'esercente.
Qui la domanda cambia forma: non è "dove si spendono", è "dove si spendono vicino a dove lavorano le mie persone". È il criterio che conta di più nella scelta di un fornitore di buoni pasto e quello che si guarda per ultimo, di solito dopo il prezzo.
Un buono pasto spendibile solo in centro città, per un'azienda con lo stabilimento in zona artigianale, vale sulla carta e non nella realtà. Prima di firmare, la verifica utile è banale: prendi l'indirizzo della sede, aprila sulla mappa dell'emettitore e guarda cosa c'è nel raggio di camminata. Se ci sono bar, ristoranti e almeno un supermercato, il buono funzionerà davvero.
Da noi la parte buoni pasto è raccontata nella pagina buoni pasto per le aziende. E se il tema è il pranzo dei dipendenti in senso più ampio, vale la pena guardare anche la mensa diffusa, che è uno strumento diverso con una fiscalità diversa: la differenza fra le due, con la tabella, è nel post mensa diffusa vs buoni pasto.
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Le regole d'uso citate in questo articolo derivano dal DM 7 giugno 2017, n. 122 e valgono per tutti i buoni pasto elettronici, indipendentemente dall'emettitore. Le convenzioni con i singoli punti vendita cambiano nel tempo: la fonte aggiornata è sempre la mappa dell'app.