«Quanto mi costa accettare i buoni pasto?» La legge fissa il tetto della commissione al 5% del valore del buono, e da noi oltre a quella non c'è nient'altro: nessun canone, nessun POS. Ma il costo vero di una convenzione ha anche una parte che non sta sul contratto — i tempi di accredito, l'attrito in cassa, l'amministrazione. Con le domande da fare prima di firmare.
Quando un ristoratore chiede quanto costa accettare i buoni pasto, in realtà sta facendo due domande insieme. La prima è "che percentuale mi trattengono". La seconda, quella che conta di più a fine anno, è "quanto mi costa complessivamente avere questa cosa in casa". Le due risposte non coincidono quasi mai, e la seconda non sta scritta su nessun listino.
Questo pezzo prova a mettere in fila le voci che compongono il costo reale, così da poter leggere una convenzione prima di firmarla e capire cosa si sta guardando.
Due cose le diciamo subito, perché sono le due che la gente vuole sapere davvero.
La prima non è una nostra concessione ma un obbligo di legge: sui buoni pasto la commissione all'esercente non può superare il 5% del valore nominale, e noi quel tetto lo rispettiamo. Lo stabilisce la L. 193/2024, che ha reso nulle le clausole contrarie.
La seconda è che da noi, oltre a quella commissione, non paghi nient'altro. Non c'è un canone mensile o annuale. Non c'è un costo di attivazione, né di gestione della piattaforma. Non c'è un POS da comprare o da noleggiare, e non c'è nessun apparecchio da tenere sul bancone: si incassa con un QR dall'app Cipay, sullo smartphone che hai già in tasca. Non ci sono costi nascosti perché non c'è una seconda riga: o incassi e paghi la commissione su quell'incasso, o non paghi niente. Se per un mese non passa nessun cliente, quel mese ti costa zero — e il locale resta comunque visibile in piattaforma.
Il resto è metodo, e vale per qualunque emettitore.
La commissione sui buoni pasto è, nella sostanza, uno sconto sul valore del buono: il cliente paga con un buono da 10 euro, e al locale ne arrivano meno di 10. Fin qui è semplice. Le differenze fra un contratto e l'altro stanno nei dettagli, e sono quattro.
Su cosa si calcola. Sembra ovvio ma non lo è: la percentuale si applica al valore facciale del buono. È il parametro che determina tutto il resto, e va letto nero su bianco.
Se c'è dell'altro oltre alla percentuale. Alcune convenzioni aggiungono contributi di attivazione, canoni periodici, costi di gestione della piattaforma, spese di rimessa per i buoni cartacei, noleggio di apparecchi. Ognuna di queste voci è indipendente dalla percentuale, e una percentuale bassa accanto a un canone fisso può costare più di una percentuale un po' più alta e basta. Il conto va fatto sul totale annuo, non sulla singola riga.
Se si paga anche quando non si incassa. È la differenza fra un costo variabile e un costo fisso. Un canone si paga a gennaio anche se a gennaio il locale è chiuso per ferie; una commissione per transazione, no.
Come è trattata l'IVA. Ne parla il commercialista, ma è bene sapere che la commissione è un costo con un suo trattamento fiscale e finisce in contabilità come tale. Non è un dettaglio da ignorare quando si confrontano due offerte.
Qui sta la parte che quasi nessuno mette in preventivo, e che spesso pesa più della percentuale.
Fra il momento in cui il cliente paga e il momento in cui i soldi sono sul conto passa del tempo, e quanto tempo lo decide la convenzione. Questa cosa non compare fra i costi perché non è una voce di spesa, ma è cassa immobilizzata: per un locale che lavora con margini normali e fornitori da pagare a trenta giorni, incassare a sessanta o a novanta significa finanziare qualcun altro con i propri soldi.
Il conto si fa in mezzo minuto. Prendi il volume mensile che prevedi di fare in buoni pasto, moltiplicalo per i mesi di attesa e guarda quanto capitale ti resta fuori dalla cassa in modo permanente. Poi confronta quella cifra con la differenza di percentuale fra due offerte. Nella maggior parte dei casi il tempo di accredito pesa di più.
È la prima domanda da fare al commerciale, e va fatta chiedendo una risposta scritta: ogni quanto pagate e con che ritardo rispetto alla transazione.
Ogni sistema di pagamento ha un costo in secondi, e i secondi in un'ora di pranzo sono la risorsa più scarsa che un locale abbia. Le cose da verificare sono concrete: serve un apparecchio dedicato oppure basta lo smartphone o la cassa che c'è già? Il personale deve digitare l'importo a mano su un secondo dispositivo? Cosa succede se il cliente non ha abbastanza credito — l'operazione si sblocca da sola o va rifatta da capo?
Un sistema che aggiunge quindici secondi a ogni transazione, su cinquanta coperti al giorno, sono più di due ore al mese di cassa occupata. Non compare in nessun contratto, ma si paga.
Il terzo costo è il tempo che qualcuno passa a far quadrare le cose: emettere le fatture verso l'emettitore, riconciliare gli accrediti con le transazioni, gestire le contestazioni. Su questo le convenzioni sono molto diverse fra loro, e la domanda giusta è: le fatture le devo emettere io o le emettete voi per mio conto? La differenza, per un locale piccolo senza amministrazione interna, è sostanziale.
Una checklist da portare all'appuntamento. Le risposte, tutte, vanno chieste per iscritto.
L'ultima non è una domanda sui costi ma sui ricavi, ed è quella che ribalta il ragionamento. Il buono pasto non è solo un metodo di pagamento che costa una percentuale: è un bacino di clienti che ha un budget da spendere, vincolato al cibo, entro una certa scadenza, e che apre una mappa per decidere dove andare. Se sei sulla mappa, quel budget può arrivare da te. Se non ci sei, va nel locale di fianco.
Senza listini, ma con la struttura, perché quella è pubblica — e con il tetto del 5% che vale per tutti.
Sulle prime cinque domande della checklist, da noi la risposta è la stessa: nessun costo oltre alla commissione. Niente canoni, niente attivazione, niente spese di gestione, niente hardware da comprare o noleggiare — l'unico strumento è lo smartphone che usi già. E la commissione si paga solo sulle transazioni andate a buon fine, entro il tetto del 5%: finché non arriva il primo cliente non paghi nulla, ma il locale è già visibile sulla piattaforma dal giorno della registrazione.
Sulle altre tre: gli accrediti sono di norma settimanali, non mensili o trimestrali. Le fatture verso di noi, salvo che tu preferisca emetterle per conto tuo, le emettiamo noi per te e restano archiviate nel profilo, così quel pezzo di amministrazione sparisce. E sì, il locale compare sulla mappa che i dipendenti delle aziende clienti aprono per decidere dove andare a mangiare.
Il dettaglio di tutto questo, comprese le domande frequenti, sta nella pagina costi per l'esercente. Come si aderisce e come si incassa il primo pagamento, invece, nella pagina come funziona Cipay per ristoranti e negozi.
Dal 2026 la soglia esente dei buoni pasto elettronici è salita a 10 euro al giorno, e questo ha un effetto diretto sullo scontrino medio di chi paga con i buoni: più valore per giornata significa spese singole più alte, non più clienti. Ne abbiamo scritto nel post buoni pasto a 10 euro.
C'è poi uno strumento diverso dal buono pasto che riguarda direttamente i locali, ed è la mensa diffusa: l'azienda convenziona una rete di ristoranti che funziona come la sua mensa, con una fiscalità sua e senza il tetto giornaliero del buono. Per un locale vicino a uno stabilimento o a una zona di uffici è spesso il flusso di clientela più stabile che ci sia. Le differenze fra i due strumenti sono nel post mensa diffusa vs buoni pasto, e il funzionamento nella pagina mensa diffusa.
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Le voci di costo descritte in questo articolo sono quelle tipiche delle convenzioni per servizi sostitutivi di mensa e vanno sempre verificate sul contratto specifico. Le valutazioni fiscali e contabili sulla deducibilità dei costi di convenzione vanno fatte con il proprio commercialista.